Ciclo de Vida de los Sistemas de Información

Como habíamos dicho anteriormente, un Sistema de Información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).

Para que esto se lleve a cabo, un sistema de información debe seguir ciertas fases o como llamamos ciclo de vida. Este ciclo de vida comprende la siguiente serie de etapas:

1. Planificación:

Para todo proyecto es necesaria la planificación del mismo, esta etapa es muy importante para cualquier proyecto, ya que, en esta es donde se delimitan las pautas a tomar, el tiempo que se necesita para realizar el proyecto, el costo, etc. Es necesario recolectar información para saber las necesidades de el cliente, ver si es viable, analizar los riesgos que implican llevar el mismo, analizar los recursos que se necesitan, etc.

2. Análisis:

Lo primero a efectuar para construir un sistema de información es saber exactamente lo que debe hacer este programa para resolver los problemas que pueda tener el cliente. La etapa de análisis en el ciclo de vida de un sistema de información es el proceso mediante el cual se intenta descubrir cuales son realmente las necesidades del cliente para así saber exactamente las características y funciones que debe realizar el software o programa a diseñar.

3. Diseño:

En esta etapa es donde se toma toda la información recopilada y se comienza a realizar el diseño del programa como tal. Se realiza el diseño de la bases de datos que se necesita, las aplicaciones que permiten al usuario utilizar el sistema de información, etc

4. Implementación:

Ya con toda la información recolectada de las necesidades del cliente, el análisis de los problemas a solucionar y el diseño del sistema como tal se pasa a la etapa de implementación. Aquí es donde seleccionamos las herramientas que vamos a utilizar, la metodología y el tipo de lenguaje para empezar la programación. Es fundamental haber comprendido bien el problema que se pretende resolver y haber aplicado principios básicos de diseño que nos permitan construir un sistema de información de calidad.

5. Pruebas:

Después de culminada la parte de programación de nuestro sistema se pasa a la etapa de pruebas, la cual es bastante importante ya que es la etapa donde podemos detectar los errores que pueda tener nuestro programa, que se hayan podido cometer en etapas anteriores para así poder corregirlos, antes de que el usuario final los tenga que sufrir.

6. Instalación

Una vez culminadas las etapas anteriores, llega el momento de poner el sistema en funcionamiento, su instalación y puesta en marcha del mismo. Hay que tomar en cuenta, ya que queremos que todo marche sin ningún tipo de problema para su instalación, los equipos que vamos a utilizar, que todos los sistemas operativos estén actualizados, configuraciones físicas en optimo estado, etc.

7. Uso y mantenimiento.

Ya una vez puesta en marcha el sistema donde el cliente es necesario el mantenimiento del mismo acorde como pasa el tiempo. Hay distintos tipos de mantenimiento que se tienen que tomar en cuenta, los cuales son:

- Mantenimiento correctivo: este tipo de mantenimiento se realiza para detectar cualquier error que tenga nuestro sistema en su vida util, para asi poder corregirlos.
- Mantenimiento adaptativo: Adaptar el sistema a nuevas necesidades o plataformas o sistemas operativos actualizados.
- Mantenimiento perfectivo: Añadir nueva funcionalidad, cuando se proponen nuevas características que podría llevar a mejorar nuestro sistema.

SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES EN GRUPO (GDSS)

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupo (GSS: Group Decision Support Systems)

Los sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS) para considerarse como tal deben reunir un conjunto de características; las principales son las siguientes:

• GDSS. Sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo.
• La meta de GDSS. Es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.
• GDSS. Es fácil de aprender y de usar. Accesible para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisión. Tales como ventas, producción, recursos humanos, administración y finanzas.
• Un GDSS. Contiene mecanismo para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los problemas de comunicación.
• Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Es importante que pueda existir anonimato de la participación.

Las principales ventajas de GDSS son:

• Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos
• Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.
• Se optimiza el uso de la información que aporta cada miembro del grupo.
• Proporciona un mecanismo para enfocar a grupo en problemas clave.
• Apoya el desarrollo de una memoria organizacional.
• Mejora la calidad de toma de decisiones.
• Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.

Las principales desventajas de GDSS son:

• Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones.
• Resistencia al cambiar por parte de los administradores.
• La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.
APLICACIONES DE LOS DGSS
• Establecimiento de la misión de una empresa.
• Formulación de estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla.
• Evaluación de administradores. Para incrementar el sueldo de un administrador o para verificar que esté cumpliendo con su deber.
• Planeación de sistemas de información. Cuando se requiere introducir nueva tecnología de sistemas de información es necesario modificar el plan de sistemas
• Soporte en negociaciones.
• Apoyar los trabajos que visuales, como la selección de un empaque para un nuevo producto.
• Apoyar los trabajos que involucran diseño y revisiones de control de calidad.
• Apoyar una decisión en particular.

Como ejemplo tenemos:

WINGDSS 4.1:
Windows based Group Decision Support System
methodology and software.

WINGDSS soporta multi-atributos para la toma de decisiones grupales, ayudando a los tomadores de decisiones, que la decisión a ser tomada debe de tener en cuenta estrategias, necesidad de metas y recursos en una organización.
Este software fue diseñado para proporcionar flexibilidad detallando los problemas de decisiones, e incluye poderosos análisis de sensibilidad, así mismo, herramientas de visualización.

El WINGDSS es un software para toma de decisiones complejas, estratégicas, orientada al mercado y critico muy confiable para las decisiones en:
- Evaluaciones
- Sorteo de proyectos a corto y largo plazo y planos
- Problemas de desarrollo de políticas
- Gerencia de riesgo
- Planos regionales
- Gerencia de problemas de desastres ambientales
- Asignación de presupuestos
- Planificación de capital
- Soporta toda clase de decisiones financieras, basado en atributos de conflictos
- Soportando decisiones y optimizando procedimientos

Sistemas de Informacion

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Dichos elementos formarán parte de alguna de estas categorías:

Elementos de un sistema de información.

• Personas.
• Datos.
• Actividades o técnicas de trabajo.
• Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a Informacion más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.

Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos, pero siendo estrictos, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

Sistema de Información (ejemplo).

El término Sistemas de Información hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación se enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema de Información tiene en ese campo:

• En informatica, un sistema de información es cualquier sistema o subsistema de equipo de telecomunicaciones o computacional interconectados y que se utilicen para obtener, almacenar, manipular, administrar, mover, controlar, desplegar, intercambiar, transmitir o recibir voz y/o datos, e incluye tanto los programas de computación ("software" y "firmware") como el equipo de cómputo.
• En teorias de sistemas, un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.
• En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:
• Estructura:
• Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales como "buffers", RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, etc.
• Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres, impresoras, etc.
• Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos.
• Comportamiento:
• Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante el intercambio de mensajes.
• Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios o servicios.
• En geeografia y cartografia, un sistema de informacion geografica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información georeferenciada. Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecologia y geologia, hasta las ciencias sociales.
• En representacion de conocimiento, un sistema de información consiste de tres componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles de semiotica. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis. En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semantico. La información se convierte en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo para una tarea específica), esto corresponde al nivel pragmatico.
• En matematicas dentro de la teoria de dominios, un sistema de informacion Scott (por su inventor Dana Scott) es una estructura matemática que provee una representación alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraic lattices.
• En matemáticas teoría de conjunto difuso, un sistema de información es un sistema de atributo-valor.
• En sociología los sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología.

Tipos de sistemas de información

Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:

• Sistemas Competitivos
• Sistemas Cooperativos
• Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores. En los sub-apartados siguientes se hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de información.

Desde un punto de vista empresarial

Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:

• Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
• Sistema de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
• Sistema de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
• Sistema de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
• Sistema de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
• Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
• Sistema planificación de recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Sistemas de Información Estratégicos

Un Sistema de Información Estratégico puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus competidores.

Su función primordial no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni proporcionar información para apoyar a la toma de decisiones (aunque puede llevar a cabo dichas funciones), sino crear una diferencia con respecto a los competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos se pueden considerar sistemas de información estratégicos.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden destacar:

• Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
• Contribuyen al logro de una meta estratégica.
• Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

Otra clasificación, según el entorno de aplicación

• Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.

• Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.

Aplicación de los sistemas de información

Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.

En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.

El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.

Áreas de trabajo

El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:

• Estrategia de los sistemas de información.- Hace referencia a la lógica de sus operaciones, es decir sobre como debe realizarse el tratamiento de los datos/información. Esta será distinta según la finalidad del SI.
• Gestión de los sistemas de información.- Se trata de determinar la forma en que debe usarse un SI según el tipo de usuario que lo maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes, operarios, etc.).
• Desarrollo de los sistemas de información.- Comprende el diseño e implementación de dichos sistemas.